사업자 비용처리의 모든 것 _ #2 비용처리를 위한 적격증빙

사업자(개인사업자, 법인사업자)의 비용처리 경비처리에 대한 이야기를 하고 있습니다. 지난번 포스팅에서는 비용처리가 가능한 경우와 불가능한 경우를 알아봤습니다. 이번 시간에는 비용처리를 위한 적격증빙에 대해 알아보겠습니다.

 

1편 포스팅은 여기에서 확인하시기 바랍니다.

2022.08.03 - [세금 이야기] - 사업자 비용처리의 모든 것 _ #1 비용처리가 가능한 경우 불가능한 경우

사업자 비용처리의 모든 것 _ #1 비용처리가 가능한 경우 불가능한 경우

 

 

비용처리가 가능한 항목이라고 판단이 되었다고 무조건 다 비용처리를 할 수 있는 것은 아닙니다. 이제 요건을 갖추어야 하는데요. 비용을 인정받기 위해서는 어디에 썼는지 언제 썼는지 왜 썼는지 등을 입증하기 위한 증거가 필요합니다. 이를 증빙이라고 합니다. 

 

세법에서는 이 증빙에 대해 규정을 여러 곳에서 하고 있습니다. 아무 증빙은 안되고 세법에서 규정하고 있는 몇 가지 증빙만 사용하도록 정하고 있는데 이를 '적격증빙'이라고 부릅니다. 세법에서 정하고 있는 이유는 쉽게 만들어내지 못하는 것을 증빙으로 사용하도록 함에 있습니다. 그래서 적격증빙은 세금계산서, 계산서, 신용카드(체크카드 포함), 현금영수증 이렇게 4가지만 규정하고 있습니다. 간이영수증이나 다른 증빙은 인정하지 않겠다는 뜻입니다.

 

적격증빙 없는 비용은?

 

사업을 하다보면 아무리 노력한다 해도 정말 가끔은 이러한 적격증빙이 없이 지출하는 경우도 발생합니다. 만약 적격증빙 없이 지출이 일어나게 되면 어떻게 될까요? 먼저 부가가치세와 소득세(법인세)로 나누어 생각해봐야 합니다.

 

일단 먼저 부가가치세에서 적격증빙이 없으면 매입세액 공제는 받지 못합니다. 이건 어쩔수 없는 부분입니다. 반면 소득세를 계산할 때는 방법이 있습니다. 다른 방법으로 입증을 할 수 있는데 간이영수증이나 계약서 등이 있고 계좌로 보냈다는 내역이 확인되면 비용으로 인정받을 수 있습니다. 하지만 이때에는 가산세 2%를 부담해야 합니다. 만약 사업이 이익이 나고 있어 적용세율이 2%를 넘는다면 설사 가산세 2%를 부담하더라도 비용처리를 하는 것이 좋은 선택입니다.

 

적격증빙을 받아야 하는데 안 받은 경우도 있지만 아예 적격증빙이 발급되지 않거나 적격증빙을 받지 않아도 불이익 없이 비용처리가되는 경우도 있습니다. 몇가지 나열해 보면 다음과 같습니다. 이런 경우는 영수증이나 계약서 계좌이체내역만 있어도 비용 처리하는데 문제는 없습니다. 

 

• 사업의 양도를 통해 재화를 공급하는 경우
• 방송용역 전기통신 용역
• 국외에서 재화 용역을 공급받는 경우
• 택시운송 용역을 제공받는 경우
• 금융용역을 받는 경우 (이자비용 등)
• 항공 용역, 철도운송용역
• 농어민으로부터 재화나 용역을 공급받은 경우
• 부동산 임대용역 전세보증금의 부가세 부담하는 경우

 

그리고 원래부터 적격증빙 자체가 없는 비용도 있습니다. 바로 인건비입니다. 인건비 같은 경우 적격증빙이 발급될 수 없으며 이때에는 오로지 원천세 신고 내역만으로 증빙할 수 있습니다. 간혹 위에서 설명했던 적격증빙이 없어도 가산세만 내면 비용으로 인정받을 수 있는 경우처럼 인건비도 계좌이체내역으로 인정받을 수 있을 것이라 생각하시는 분들도 있는데 아쉽지만 신고되지 않은 인건비는 인정받을 수 없습니다. 

 

참고로 가끔 개인사업자 경우 가족이 함께 일하는 때가 있습니다. 언뜻 생각하기에는 가족 인건비라 비용으로 인정받기 어렵다고 볼 수도 있는데 실제로 일을 한 것이라면 비용으로 인정될 수 있습니다. 물론 이 경우에도 여느 인건비처럼 원천세 신고를 해야 되겠죠.

 

적격증빙을 받을 수 없는 비용이 또 있습니다. 바로 경조사비인데요. 사업상 경조사비는 두 가지입니다. 회사 외부에 나가는 경조사비와 회사 내부 직원에 나가는 경조사비입니다. 업무 관계상 가봐야 되는 경조사는 주로 거래처 관계에서 많이 생기는데 조의금이나 축의금이 나가게 됩니다. 이 대 경조사비는 '접대비' 항목으로 들어가서 비용처리를 해야 합니다. 이때 주의해야 할 것은 접대비에서 경조사비는 건당 한도 금액이 20만 원 이내라는 것입니다. 20만 원을 넘어가면 비용으로 처리를 할 수 없습니다. 또한 접대비는 총한도가 있으니 이 한도도 생각해야 합니다. 

 

경조사비의 두 번째 경우 즉 회사 내부 직원에 나가는 경조사비입니다. 회사의 직원이 경사나 조사가 있는 경우 회사 차원에서 조의금이나 축의금을 지급하게 되어 있는데 이때에는 금액 제한은 명확히 되어 있지 않습니다. 따라서, 사회통념상 받아들일 수 있는 한에서 회사 내규에 따라 집행하시면 됩니다. 내규가 없다면 간단하게라도 관련 사규를 만들어 놓으시면 편리합니다. 그리고 이런 비용은 복리후생비로 들어가게 됩니다. 

 

위의 경조사비의 증빙은 당연히 적격증빙이 없습니다. 따라서 이럴 때는 청첩장이나 부고를 증빙으로 사용해야 합니다. 종이로 되어 있는 게 없다면 문자나 메신저 등을 캡처해도 가능합니다. 

 

월세의 경우도 종종 적격증빙이 없는 경우가 있습니다. 임대인이 일반과세자이면 상관없는데 만약 간이과세자라면 세금계산서 발급을 할 수 없습니다. 이럴 때는 계약서와 계좌이체내역만 있으면 비용처리를 할 수 있습니다. 

 

적격증빙 중 신용카드 사용할 때 누구의 신용카드가 인정이 되느냐도 실무에서 헷갈리는 문제 중 하나입니다. 일단 개인사업자는 대표의 신용카드, 법인의 경우 법인카드 사용이 원칙입니다. 하지만 모든 비용을 그렇게 사용하기가 어렵기 때문에 회사에 소속되어 있는 직원의 카드 사용분은 인정이 됩니다. 다만, 법인의 접대비는 반드시 법인카드로만 사용해야 인정이 됩니다.